Al cerrar una colaboración, revisa cuentas, permisos de carpetas, sesiones abiertas y tareas pendientes. Quitar a una persona de un chat no demuestra que ya no pueda entrar al archivo o a la herramienta de programación. La revisión debe seguir los accesos que realmente se concedieron, no únicamente los canales donde conversaban.
Esta guía propone un cierre ordenado de tus propios recursos o de aquellos que estás autorizada a administrar. No indica cómo entrar a cuentas ajenas ni cómo borrar trabajo que pertenece a otra persona. Las obligaciones sobre entrega, conservación o uso de archivos deben resolverse conforme al acuerdo aplicable.
Haz un inventario antes de cambiar permisos
Anota qué herramientas se utilizaron, quién administra cada una y qué acceso tuvo la persona colaboradora. Puede haber permisos individuales, enlaces compartidos, roles de equipo o sesiones en un dispositivo. Son situaciones distintas y no todas se resuelven cambiando una contraseña.
Para un ejemplo ficticio, una creadora trabajó con una editora durante un mes. Compartió una carpeta, añadió a la editora a una herramienta de publicación y utilizó su propia cuenta en una laptop prestada. Además, queda una entrega final pendiente.
El inventario debe mostrar esas cuatro cosas. Si solo registra la carpeta, la revisión queda incompleta aunque se retire correctamente ese permiso.
Un cierre con responsables y pendientes
| Recurso ficticio | Situación | Acción propuesta |
|---|---|---|
| Carpeta de selección | Permiso de edición individual | Revisar entrega y ajustar el permiso correspondiente |
| Herramienta de publicación | Rol de colaboradora | Revisar cola y retirar el rol cuando corresponda |
| Laptop prestada | Sesión de la cuenta propia | Cerrar la sesión identificada |
| Archivos finales | Entrega todavía pendiente | Acordar canal y cierre sin borrar evidencia necesaria |
No ejecutes cambios destructivos para demostrar que la relación terminó. Separa control de acceso, cumplimiento de la entrega y conservación de registros. Si existe un conflicto, puede requerirse asesoría antes de decidir sobre ciertos materiales.
Revisa la fuente real del permiso
En Google Drive, la documentación permite consultar y modificar el acceso y advierte que algunos permisos dependen de la carpeta superior. Revisa esa relación en lugar de asumir que cambiar un archivo aislado siempre resuelve todo el acceso. Ayuda oficial sobre permisos compartidos en Drive.
La aplicación concreta puede mostrar opciones distintas según el tipo de cuenta y tus permisos. Sigue su documentación vigente y comprueba el resultado. No presentes una casilla de tu propio tablero como evidencia de que el cambio ya se aplicó en el servicio.
Si compartiste un enlace de acceso general, examina esa configuración además del permiso individual. Si no administras el recurso, solicita el cambio a quien corresponda; no supongas que quitarlo de tu vista lo elimina para todos.
Cierra sesiones que ya no deben continuar
Google ofrece una vista de dispositivos y sesiones y permite cerrar las que correspondan. También aclara que un mismo dispositivo puede tener varias sesiones, por lo que conviene revisar sus detalles. Revisar dispositivos con acceso a una cuenta de Google.
En nuestro ejemplo, la creadora identifica la sesión usada en la laptop prestada y realiza el cierre por el procedimiento oficial. Si observa actividad que no reconoce, debe seguir el proceso de protección de cuenta del proveedor, no limitarse a marcar el cierre de colaboración.
No publiques capturas del inventario de dispositivos, correos de recuperación o credenciales para pedir una opinión general. El registro de seguridad pertenece a un espacio privado.
Retirar acceso no recupera mágicamente las copias
Si un archivo fue entregado o descargado, una revisión de permisos no demuestra que todas las copias hayan desaparecido. No prometas ese resultado ni lo uses como conclusión de tu checklist. Las condiciones de conservación y uso necesitan su propia gestión conforme al acuerdo.
Tampoco borres la única copia de un trabajo que necesitas conservar solo para vaciar una carpeta compartida. Verifica antes la entrega y el archivo autorizado que quedará bajo tu control.
El cierre queda documentado cuando sabes qué acceso se cambió, quién lo hizo, qué comprobación se realizó y qué sigue pendiente. Ese registro permite terminar la operación con claridad sin confundir una separación profesional con la eliminación indiscriminada de cuentas, documentos o derechos de otras personas.