La carpeta de una sesión debería permitir reconocer el estado de cada archivo sin depender de tu memoria. Separar capturas, trabajo, revisión y salida reduce la posibilidad de enviar una versión equivocada. Esa organización no sustituye un respaldo: son problemas diferentes que debes comprobar por separado.
El siguiente sistema es una propuesta para una producción pequeña. No exige una aplicación específica ni describe el almacenamiento de Fanatia. Usa identificadores de proyecto que no expongan nombres legales u otros datos personales innecesarios.
Cuatro estados antes de crear veinte carpetas
Captura significa el material recibido de cámara. Trabajo contiene versiones en proceso. Revisión reúne los archivos que se están evaluando. Salida contiene únicamente lo que se preparó para una entrega identificada.
No es necesario que todas las herramientas usen esos nombres. Lo importante es que exista una diferencia visible entre una toma de origen y una copia lista para un destino. “Bonitas” y “otras” no describen ese estado.
Conserva la relación entre los derivados y sus fuentes. Cuando varias versiones tienen nombres completamente diferentes, después resulta difícil saber cuál corregir o qué archivo reemplaza a otro.
Un árbol de ejemplo
PROYECTO-P021/
00-notas/
01-capturas/
02-trabajo/
03-revision/
04-salida/
web-publica-v1/
entrega-acordada-v1/
05-registro-entregas/
El árbol es ficticio. No indica que exista autorización para ambas salidas. Una carpeta puede permanecer vacía hasta que el destino esté acordado y los archivos sean revisados.
En 00-notas coloca información operativa necesaria para entender el proyecto, no documentos sensibles que deban seguir otro proceso protegido. En 05-registro-entregas puedes anotar qué versión se envió, cuándo y a qué destino de trabajo, con la mínima información necesaria.
El nombre debe sobrevivir a una semana de olvido
Propón una convención como P021-014-color-v2 o P021-014-vertical-v1. El primer tramo relaciona la imagen con la sesión y la toma; el resto diferencia el trabajo realizado y su versión.
No uses final-final-ahora-si como único criterio. Si una persona te pide corregir “la final”, necesitarás saber a cuál se refiere. Un identificador estable permite incluir comentarios precisos.
Tampoco cambies los nombres originales de forma destructiva sin conservar una relación. Cuando entregues una copia con otro nombre, registra su origen para poder volver al material correcto.
Tres incidencias resueltas
Hay dos exportaciones con el mismo nombre. No sobrescribas una sin comprobar cuál corresponde a la revisión vigente. Identifica la versión, separa la anterior de la salida y registra el reemplazo.
Una foto aprobada para un destino aparece en otra carpeta. La ubicación del archivo no prueba permiso para el nuevo uso. Revisa la ficha correspondiente antes de incorporarla a esa entrega.
No encuentras la captura de una edición. Detén la nueva exportación y busca la relación de origen. Si no puedes establecerla, marca la versión como pendiente de trazabilidad en lugar de inventar qué archivo la produjo.
Ninguna de estas soluciones depende de una herramienta costosa. Dependen de conservar diferencias de estado y de poder relacionar las versiones.
Comprueba que puedes recuperar, no solo guardar
Haz una prueba con una sesión ya organizada: elige una imagen de salida y encuentra su versión de trabajo, su origen y la nota de entrega. Si el recorrido falla, anota dónde se perdió la relación.
Después revisa por separado tu respaldo. Tener dos carpetas en el mismo lugar no demuestra que puedas recuperar el material ante una pérdida de ese almacenamiento. Para el servicio o dispositivo que uses, consulta su documentación y prueba una recuperación autorizada de archivos de muestra antes de depender de él.
Esta guía no recomienda una configuración universal ni promete protección frente a cualquier pérdida. Propone que una afirmación como “está respaldado” se apoye en una comprobación concreta.
Una entrega debe tener un cierre
Cuando prepares una salida, abre los archivos de esa carpeta y compáralos con la lista acordada. No envíes toda la carpeta de trabajo porque contiene las versiones finales mezcladas con otras.
La nota de cierre puede ser breve: “Salida web v1: tres archivos identificados; revisión realizada; material pendiente fuera de la entrega”. Al volver al proyecto, sabrás qué se envió y qué no. Ese es el trabajo de una buena estructura: hacer visible el estado del material sin reconstruir toda la sesión de memoria.